Cómo medir la productividad en el teletrabajo de forma eficaz

Tres de cada cuatro trabajadores españoles nunca habían teletrabajado antes de la pandemia, según el informe El teletrabajo en España del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI). Sin embargo, el COVID-19 cambió para siempre esta realidad. Hoy, de media, 15 de las 40 horas de la jornada laboral semanal se llevan a cabo en remoto y, aunque la vuelta a la presencialidad en 2022 es evidente, más del 10 % de los empleados ya teletrabajan a tiempo completo. ¿Ha impacto esta tendencia de alguna manera en la productividad de las empresas?

¿Afecta el teletrabajo a la productividad de los trabajadores?

La productividad afecta al teletrabajo, pero, aunque algún estudio señala que trabajar desde casa puede tener un impacto negativo en el rendimiento de los empleados, cada vez más investigaciones indican que la relación puede ser más positiva de lo que se creía. Un estudio reciente elaborado por la Texas A&M University School of Public Health en base a los datos de empleados que habían tenido que trabajar temporalmente desde casa durante episodios de desastres naturales concluyó que no hay ninguna prueba de que el teletrabajo disminuya la productividad.

Otra investigación impulsada desde las universidades de Standford y Chicago llegó a la conclusión de que, durante el primer año de pandemia, la productividad de los empleados en remoto fue aumentando gradualmente. Al principio, el incremento era imperceptible, ya que los trabajadores debían adaptarse a las nuevas condiciones y entornos. Pero al cabo de 12 meses se notaba un aumento claro de la productividad de hasta el 8 %. Sin embargo, este incremento en el rendimiento no siempre es percibido de la misma manera.

Puede que el teletrabajo aumente la productividad, pero la mayoría de líderes cree que dificulta mantener la confianza en los equipos y los empleados.

Un informe reciente de Omdia señala que el 68 % de las empresas considera, de forma general, que el teletrabajo incrementa la productividad, aunque menos de la mitad tienen datos para demostrarlo. De entre los diferentes tipos de teletrabajo, la mayoría de los empleados considera también que la fórmula más adecuada es la del trabajo híbrido. Sin embargo, otro estudio de Microsoft siembra dudas sobre el futuro del teletrabajo: puede que aumente la productividad, pero la mayoría de líderes cree que dificulta mantener la confianza en los equipos y los empleados.

Cómo llevar a cabo un control de productividad en el teletrabajo

Si la productividad de los empleados trabajando en remoto no baja, ¿por qué los líderes y los mandos intermedios pierden la confianza en sus equipos cuando no están en la oficina? La ausencia de información medible y verificable sobre el rendimiento de cada uno y la consecución de objetivos es una de las causas principales. Una vez más, la necesidad de contar con datos objetivos y precisos se vuelve clara. Estos son los pasos fundamentales para controlar la productividad en el teletrabajo al tiempo que se protege el bienestar integral de los empleados.

Fijar objetivos reales y medibles

Tras la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, implementar el control horario de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, incluyendo aquellos trabajadores que están en remoto. Sin embargo, saber que una persona ha fichado o que está sentada delante del ordenador mediante una herramienta de monitorización de actividad no sirve realmente para llevar a cabo un control efectivo de la productividad en el trabajo.

Para ello, el primer paso es fijar metas y objetivos realistas, bien detallados y, sobre todo, medibles y verificables, a partir de los cuales la empresa podrá organizar las tareas de forma clara y estructurada. Es importante que cada miembro del equipo entienda qué objetivos debe cumplir y cuáles son prioritarios, así como contar con herramientas que permitan hacer un seguimiento del desarrollo y el cumplimiento de cada uno.

Organización de tareas y revisión de las mismas

Una vez los objetivos y las metas están claros, el siguiente paso es organizar las tareas de forma que cada trabajador sepa qué debe hacer y cuándo debe tenerlo hecho. Esto es especialmente importante si no se lleva a cabo un control de horarios y se permite que cada empleado trabaje de forma flexible bajo la única condición de que vaya cumpliendo objetivos. En este caso, contar con tareas bien organizadas y deadlines claras es fundamental. Además, deben establecerse procedimientos (como reuniones periódicas) y herramientas con las que llevar a cabo la revisión continua del progreso.

Existen multitud de herramientas digitales disponibles para medir la consecución de los objetivos y monitorizar la productividad de los empleados, trabajen en remoto o en la oficina.

 

Software de medición y monitorización

Existen multitud de herramientas digitales disponibles para medir la consecución de los objetivos y monitorizar la productividad de los empleados, trabajen en remoto o en la oficina. Dentro de las opciones gratuitas, existe una amplia gama de programas, pero algunos de los más utilizados son Trello (especialmente útil para gestionar proyectos y organizar asignaciones de tareas personales), Toggl (una herramienta interesante para medir el tiempo de trabajo real y muy útil para equipos pequeños) y TimeCamp (diseñado para gestionar tareas de forma flexible de equipos en remoto).

Reuniones semanales individuales y conjuntas

Más allá del software, las reuniones siguen siendo clave a la hora de hacer un seguimiento de las tareas y recopilar información sobre el progreso de cada empleado. Además, son una forma de mantener la cohesión y el contacto humano entre trabajadores en remoto. En función del sistema de organización del trabajo elegido, se pueden optar por reuniones semanales o quincenales en las que se analiza el trabajo de los últimos siete o 15 días y se marcan nuevas metas. Estas reuniones pueden ser conjuntas o individuales.

Análisis de los resultados y beneficios

Es importante tener en cuenta que todos los pasos anteriores deben servir para recabar información sobre la productividad y el progreso hacia los objetivos marcados. Sin embargo, los datos por sí mismos apenas nos cuentan nada. Es en su análisis donde reside la verdadera información útil que puede ayudar a que los líderes y los mandos intermedios tomen mejores decisiones, basadas en conclusiones objetivas y no meras intuiciones.

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