Entrevista de permanencia, ¿son útiles para fidelizar empleados?

El coste de reemplazar a un empleado es mucho más alto de lo que puede parecer. Según un estudio de la Society for Human Resource Management, las empresas gastan en hacerlo recursos equivalentes a entre seis y nueve meses de salario del trabajador que están reemplazando. Por eso, cada vez más organizaciones son conscientes de la importancia de cuidar y retener a quienes ya están en la compañía. Para frenar la fuga de talento, una de las herramientas más efectivas es la entrevista de permanencia.

¿Qué es una entrevista de permanencia?

Las entrevistas de permanencia, también conocidas como entrevistas de retención, son entrevistas de tú a tú entre un empleado y un superior o un responsable de recursos humanos. Son un espacio de conversación informal, pero con una estructura concreta creada con el objetivo de conocer el grado de satisfacción del trabajador con todo tipo de aspectos relacionados con su puesto y sus responsabilidades, desde la compensación total o la organización del trabajo hasta la estrategia de bienestar en la empresa.

El fin último es abrir un canal de comunicación directa con el talento interno de la compañía y descubrir qué iniciativas se pueden poner en marcha para fortalecer sus vínculos con la organización, reforzar su compromiso y, en definitiva, aumentar la retención. Las entrevistas de permanencia deben formar parte de la estrategia de fidelización del talento y, por lo tanto, deben llevarse a cabo de forma frecuente, antes de que se detecte cualquier signo de insatisfacción por parte de los empleados.

Las entrevistas de permanencia se llevan a cabo mientras el trabajador sigue estando contratado y persiguen evitar la situación de salida y reforzar la retención del talento.

¿En qué se diferencian de las entrevistas de salida?

Las entrevistas de retención no son evaluaciones de desempeño o de proyectos ni tampoco son entrevistas de salida. Estas últimas se llevan a cabo, como su propio nombre indica, en el momento en que un empleado abandona la organización y buscan conocer las causas del abandono para corregirlas en el futuro. Sin embargo, las entrevistas de permanencia se llevan a cabo mientras el trabajador sigue estando contratado y persiguen precisamente evitar la situación de salida y reforzar la retención del talento.

Ventajas de las entrevistas de permanencia a empleados

Tanto las entrevistas de salida como las de retención son importantes para mejorar la gestión del talento en la organización. Estas son las ventajas de llevar a cabo entrevistas de permanencia de forma regular:

• Mejora de la satisfacción y el compromiso. Mediante estas entrevistas, los responsables de las compañías obtienen información sobre lo que motiva a sus empleados e identifican posibles problemas. Así, pueden corregir sus estrategias para mejorar la satisfacción de los trabajadores, lo que redunda directamente en su compromiso y su productividad.
• Refuerza la marca de la empresa. Las entrevistas de retención y las acciones para mejorar la satisfacción de los trabajadores refuerzan la imagen de la empresa como lugar positivo en el que trabajar. Esto influye tanto en la retención como en la atracción de nuevo talento.
• Identifica áreas de mejora. Al igual que sucede con las entrevistas de salida, las de permanencia permiten a las empresas identificar las áreas a mejorar del bienestar del empleado.
• Aumenta la retención del talento. Es el fin último de las entrevistas de retención. Fidelizar a los trabajadores que ya están en plantilla y, en especial, a aquellos que más valor aportan a la organización, es clave.

Cómo hacer una entrevista de permanencia a un trabajador

Las entrevistas de permanencia se adaptan al contexto individual de cada trabajador y, como tal, no son algo cerrado. Aun así, se pueden tener en cuenta una serie de buenas prácticas a la hora de planificarlas.

• Deben ser parte de una cultura de confianza y transparencia y escucha. Si la cultura corporativa no fomenta la comunicación abierta con los empleados, será difícil que los resultados de una entrevista de permanencia sean satisfactorios.
• Deben llevarse a cabo en un espacio tranquilo. Es fundamental que el empleado se sienta cómodo y perciba que toda la atención del entrevistador está puesta en la conversación.
• Escoger a los entrevistados cuidadosamente. Es imposible entrevistar a todos los empleados de una organización, por lo que las entrevistas de retención deben priorizar a aquellos trabajadores que aportan más valor o los que tienen responsabilidades o habilidades difíciles de reemplazar.
• Escoger también a los entrevistadores. Lo ideal es que las entrevistas las lleven a cabo responsables del equipo de talento o responsables directos del trabajador. Es importante que, en la medida de lo posible, el entrevistado se sienta cómodo con la persona que le entrevista.

Además de estos cuatro elementos, es importante planificar el momento en que llevar a cabo las entrevistas de permanencia y preparar las preguntas con antelación.

¿Cuándo hacerla?

No existe un momento exacto en el que hacer una entrevista de permanencia, ya que estas se deben adaptar a las necesidades de la empresa. Lo habitual es llevar a cabo estas entrevistas con regularidad (al menos una vez al año) y empezar a hacerlas una vez que el trabajador esté asentado y conozca bien su entorno, ya que será a partir de ese momento que pueda ofrecer información más valiosa. Sin embargo, si se detecta una elevada rotación en los primeros meses, las entrevistas de retención deberían hacerse poco después de la contratación para identificar qué está fallando.

Preguntas para una entrevista de permanencia

Las entrevistas de permanencia son conversaciones estructuradas, pero informales. Por ello, las preguntas, que deben prepararse bien de antemano, pueden adaptarse al contexto de cada trabajador y empresa. Estas son algunas de las preguntas más habituales en las entrevistas de retención:

• ¿Qué es lo que más te gusta de trabajar aquí?
• ¿Qué cambiarías para que tu trabajo te resultase más satisfactorio?
• ¿Te sientes realizado y percibes que la empresa saca todo el partido que debería a tus habilidades y conocimientos?
• Si no es así, ¿qué parte de tu talento sientes que la empresa está desaprovechando?
• ¿Sientes que la cultura de trabajo de la empresa respeta el equilibrio entre tu vida profesional y tu vida personal?
• Si no es así, ¿qué cambiarías?
• ¿Te sientes reconocido y valorado?
• Si no es así, ¿cómo te gustaría que se expresase ese reconocimiento?
• ¿Sientes que la empresa y el resto de trabajadores te tratan con respeto?
• ¿Qué es lo que hace que quieras trabajar aquí?
• ¿Qué cambiarías para que esta empresa siguiese siendo tu lugar de trabajo dentro de uno/tres/cinco años?

Es importante que las entrevistas de permanencia se traduzcan en resultados, en cambios perceptibles para los empleados.

Aspectos a valorar después de la entrevista

Las entrevistas de permanencia son un valor en sí mismo, una forma de estrechar lazos entre el trabajador y la empresa. Como hemos visto, sirven para que el empleado se sienta escuchado, más satisfecho y más motivado. Pero el verdadero valor de estas entrevistas de retención no está en la conversación, sino en la información recabada durante ella. Una vez concluida la entrevista, la empresa debe contar con un plan detallado de cómo analizar los datos que acaba de recibir y cómo actuar en consecuencia.

Las entrevistas de retención son una forma de prevenir la marcha de talento valioso para la compañía. Como tal, la información recabada durante ellas puede utilizarse tanto para tomar decisiones individuales, que mejoren la situación del trabajador concreto, como para identificar tendencias más amplias (positivas y negativas) o problemas más generales que puedan afectar a más empleados. Además, es importante que estas entrevistas se traduzcan en resultados, en cambios perceptibles para los empleados. Si no, existe el riesgo de lograr un resultado contrario a lo buscado y acabar por aumentar la frustación de la plantilla.