¿Implementar un software de Recursos Humanos? Pon tu casa en orden

Implementar correctamente un portal de Recursos Humanos puede ser una tarea ardua y, si no se organiza de la manera adecuada, los responsables de hacerlo invertirán su preciado tiempo en acciones inútiles. Lo sabe muy bien Michelle Northey, Global Product Leader de HR Portal Software en Willis Towers Watson. En su artículo, publicado en nuestro blog global, Michelle hace un símil entre la migración de un nuevo software de Recursos Humanos y la mudanza de una casa: “Habitualmente, cuando nos mudamos lo hacemos moviendo un montón de cajas con artículos que, en el fondo, sabemos que nunca usaremos. ¿Quién no ha invertido tiempo innecesario al cambiar de casa? O lo que es peor: ¿cuántas horas de más habremos pagado a la empresa de mudanzas por mover objetos que, de haberlo organizado mejor, nos podríamos haber ahorrado?”.

A la hora de cambiar de portal de Recursos Humanos es importante tomarse el tiempo necesario para saber qué contenidos es realmente útil migrar al nuevo software. “Limpia bien el sótano antes de implementar tu nuevo portal”, ilustra Michelle.

 

Busca sinergias y los mejores contenidos

Tal vez la migración de contenidos no se haga de un solo portal al nuevo, sino que la información que debe moverse provenga de dos portales. Podría ocurrir, por ejemplo, en el caso de una fusión de empresas. Es lo que Michelle llama una “fusión de dos hogares; un matrimonio en el que será necesario combinar objetos. ¿Cuántas cucharas realmente necesito? ¿Qué sofá está más nuevo de los dos que tengo disponibles?”.

 

Tres son las preguntas que deben hacerse a la hora de decidir si migrar o no cada cada contenido y tener información consolidada:

1) ¿Sigue siendo útil este contenido?

2) ¿Está este contenido actualizado?

3) Si tengo dos contenidos similares, ¿podría combinarlos en uno más útil y completo?

 

Mover contenidos solo porque ya están creados no es una buena premisa. Desechar información puede resultar frustrante, pero las ventajas se verán después. “Nadie quiere estar rodeado de desorden al mudarse a un nuevo hogar”, afirma Michelle.

 

Elige bien al equipo del proyecto

A veces, en las mudanzas decidimos echar mano de buenos amigos que, con su mejor intención, aceptan echarnos una mano para mover las cajas. Aunque algunos sí son muy comprometidos, en muchos casos ocurre que el día de la mudanza “uno tiene una misteriosa enfermedad y, otro, había olvidado una cita urgente”, ejemplifica Michelle. En la migración de un portal de Recursos Humanos, podríamos decir que también se cumple el famoso dicho de que, “lo barato, sale caro”.

A la hora de enfrentarnos a un cambio como este, debemos tratar el asunto como un verdadero proyecto: han de elegirse bien los recursos y planificar cada paso.

 

Me he mudado de software de Recursos Humanos. ¿Y ahora?

La planificación de acciones relacionadas con el nuevo portal de Recursos Humanos no debe terminar con aquellas tareas que son necesarias para la implementación, sino que es clave tener milimétricamente pensada la estrategia a seguir después de su estreno. ¿Cada cuánto se debe actualizar cada contenido? ¿Quién o quiénes serán los responsables de cada uno de ellos?

“Necesitas un equipo que te ayude no solo a empaquetar y mover las cajas, sino también a decorar la nueva casa y mantenerla limpia el resto del tiempo. Muchas veces hemos oído eso de “llena una casa de amor, y tendrás un hogar”. ¿Por qué no llenar un portal con contenido significativo para el empleado y que se convierta, así, en su hogar de Recursos Humanos?”.