¿Vuelta a la normalidad? Cómo retomar la actividad de negocio tras el confinamiento

Las estrictas medidas de confinamiento impuestas para frenar la pandemia de COVID-19 han obligado a muchas empresas a echar el cierre de forma temporal. Otras se han visto forzadas a reducir su producción, a flexibilizar su plantilla, manteniendo una serie de servicios mínimos, o a apostar por el teletrabajo a marchas forzadas. Sea el caso que sea, la estrategia de vuelta a la normalidad está ya sobre la mesa.

Con un futuro cercano todavía incierto, las organizaciones se preguntan cómo retomar la actividad tras el confinamiento. Desde el punto de vista de la gerencia de riesgos, las estrategias de continuidad de negocio son clave para responder de forma efectiva a una contingencia y recuperar la operatividad plena en el menor tiempo posible.

Cuatro parámetros clave en la continuidad de negocio

A la hora de preparar la vuelta a la normalidad y minimizar el impacto de un incidente, manteniendo la continuidad de negocio, el tiempo es el factor clave. Para entenderlo, es necesario definir cuatro parámetros fundamentales.

• MTPD o Maximum Tolerable Period of Disruption. El tiempo máximo que la actividad o proceso crítico puede estar parada. Transcurrido el mismo, el negocio se ve seriamente afectado.
• MBCO o Nivel de Servicio Mínimo. El nivel preestablecido de actividad que debe conseguir la organización después de la ocurrencia de un desastre. No alcanzarlo una vez ha trascurrido el periodo máximo tolerable de interrupción podría suponer consecuencias muy graves a corto y medio plazo.
• RTO o Recovery Time Objective. El valor en tiempo que necesita un proceso afectado para alcanzar el nivel mínimo de operación del servicio. El RTO debe ser siempre menor que el MTPD.
• RPO o Recovery Point Objetive. El valor temporal o volumen de pérdida de datos o información que la organización tolera o puede permitirse.

De esta manera, el tiempo de vuelta a la normalidad es el tiempo transcurrido desde que la organización alcanza su nivel de servicio mínimo hasta que recupera el 100% de su actividad en relación a su funcionamiento anterior al incidente.

La vuelta a la normalidad de los negocios

Desde el punto de vista de la continuidad de negocio, volver a la normalidad significa que la organización ha solventado la contingencia y recuperado los procesos críticos. En función del incidente, hablamos de periodos de pocos días hasta de meses, periodos durante los cuales es esencial mantener una serie de servicios mínimos en la medida de lo posible.

Tras un suceso disruptivo, como en este caso la declaración del estado de alarma sanitaria, se deben tomar una serie de acciones para marcar el camino hacia la normalidad. En primer lugar, se debe valorar el nivel de daños sufrido por los equipos, las instalaciones y cualquier otro recurso implicado.

En segundo lugar, se deben establecer los planes o procedimientos de vuelta a la normalidad, que definen las acciones a llevar a cabo para restablecer la situación en la que la empresa se encontraba con anterioridad a la contingencia. Dicho plan de acción debe:

• Priorizar las actividades críticas, incluyendo una priorización de los proveedores, las personas y los activos de mayor importancia.
• Asignar plazos realistas para la recuperación.
• Establecer las responsabilidades en el proceso, creándose un equipo de trabajo dedicado a implementar la estrategia.

Vuelta a la normalidad con la plantilla y los proveedores

Ante un incidente disruptivo es habitual que las organizaciones cambien su relación con los proveedores y reorganicen o flexibilicen su plantilla. En el proceso de vuelta a la normalidad, se deben tomar una serie de acciones que afectan a ambos elementos. Así, si se ha contratado personal extra, se deberá decidir sobre su continuidad y sobre cómo informar a estos nuevos empleados de la situación. Si por el contrario se ha optado por reducir la plantilla mediante un ERTE, habrá que planificar el fin del mismo y prestar atención a los procedimientos que marca la ley. Por último, si se necesita personal extra una vez superada la contingencia, se deberán planificar los recursos para conseguirlo.

En cuanto a los proveedores, si se ha solicitado más suministro de lo habitual, se deberá gestionar el restablecimiento de los niveles de stock habituales. Si se ha dado el caso de iniciar una relación con un nuevo proveedor, se deberá decidir si va a ser algo extraordinario o se continuará trabajando con él. Además, si se ha optado por externalizar una actividad con un proveedor, habrá que decidir si se recupera de forma interna o se mantiene la externalización.

¿Cómo saber que se puede volver a la normalidad?

La transición a la normalidad tras una contingencia y, en especial, en un escenario con tantas incertidumbres como el actual, es un camino complejo. Por ello, antes de dar paso a la operación normal hay que realizar una serie de pruebas para comprobar que la transición se ha hecho correctamente, que todas las funciones están operativas y que la capacidad es la adecuada y para garantizar que la transición no provocará una nueva interrupción.

Estas pruebas deben estar destinadas a evaluar la capacidad del centro de trabajo, el funcionamiento correcto de las comunicaciones o la logística, la gestión y la organización del personal o la puesta en marcha de la producción, entre otros elementos. Lo más indicado es empezar por pruebas sencillas y unitarias de funciones aisladas y concretas que impliquen poca carga de trabajo. Gradualmente se irá avanzando a pruebas que impliquen más áreas, más funciones y más carga de trabajo, hasta realizar una prueba operativa con las funciones al 100%. Por último, se debe hacer un informe de revisión de la estrategia que incluye las lecciones aprendidas para el futuro.