¿Cómo funciona un software de canal de denuncias?

La normativa europea que establece la obligatoriedad de contar con un canal de denuncias en buena parte de las organizaciones, la llamada directiva whistleblowing, está en vigor desde el pasado 17 de diciembre. Ese día terminaba el plazo para su transposición a los marcos legislativos de los diferentes países de la Unión Europea, aunque la directiva todavía no ha sido traducida en una ley propia en España.

Aun así, es importante avanzar con el cumplimiento de la directiva europea y contar con los protocolos y herramientas necesarios para proteger a aquellos que informen de todo tipo de infracciones dentro de una organización, desde blanqueo de capitales hasta incumplimiento de la legislación medioambiental. Para ello, una de las herramientas destacadas es el software de canal de denuncias.

Las ventajas de un canal de denuncias digital

Un software de canal de denuncias es una herramienta digital específicamente diseñada para cumplir con la directiva whistleblowing. Se trata de un canal interno que permite, entre otras cosas, garantizar el anonimato de la denuncia y la protección de los datos personales en línea con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), así como automatizar la gestión de los casos denunciados.

El canal de denuncias digital permite realizar comentarios bidireccionales para comunicarse de forma segura con el denunciante.

Este canal de denuncias es obligatorio en todas las empresas de 50 trabajadores o más, todas aquellas que tengan un volumen de facturación anual superior a los 10 millones de euros y, también, todas las organizaciones del sector financiero. Entre las ventajas del canal de denuncias digital, destacan las siguientes:

• Monitorizar el estado de cada requisito y hacer seguimiento de las acciones de gestión de la comunicación de cada caso.
• Realizar comentarios bidireccionales para comunicarse de forma segura con el denunciante.
• Disponer de estadísticas detalladas.
• Personalizar el programa en función de la imagen corporativa y de los requisitos propios de cada equipo, sea interno o externo.

¿Cómo usar un software de canal de denuncias?

Nuestra herramienta digital de canal de denuncias, desarrollada por el equipo de expertos de WTW y GlobalSuite Solutions, permite tanto hacer una denuncia de forma sencilla como trazar la evolución de las mismas y de las acciones correctoras. Desde el punto de vista del denunciante, el proceso para utilizar nuestro software de canal de denuncias es el siguiente:

1. El empleado que quiera transmitir su denuncia accede a la herramienta digital y selecciona la opción Formular comunicación. Lo primero será leer las condiciones de uso y aceptarlas. Este paso es importante para el cumplimiento del RGPD, ya que el documento detalla el uso que se hará de la información facilitada.
2. Tras aceptar las condiciones, llega el momento de introducir los datos de la denuncia. Este proceso está muy estructurado y guía al denunciante paso a paso para que no quede ningún detalle sin cubrir. Así, el usuario debe hacer un resumen inicial de la situación, explicar su grado de conocimiento, detallar cómo ha conocido los hechos o la fecha y la localización, entre otras acciones.
3. El siguiente paso consiste en identificarse (en caso de que quiera hacerse así, ya que no es necesario acorde a la legislación actual). El software permite formular denuncias de manera anónima, sin previa identificación. Sin embargo, esto no es recomendable ya que, si se acaba abriendo una investigación, es probable que la colaboración del denunciante sea necesaria.
4. Por último, debemos identificar a las personas implicadas en el hecho denunciado. Es posible que estas ya hayan sido nombradas en la descripción de los hechos, pero, a efectos de trazabilidad, en este último apartado deben introducirse de nuevo sus datos.
5. Con el proceso completo, la herramienta software de canal de denuncias muestra un resumen con todos los datos introducidos para su revisión. Si es necesario corregir algo, el denunciante puede desplazarse directamente a la pantalla en cuestión y cambiarlo.

Nuestra herramienta software de canal de denuncias es transparente en cuanto al uso de datos y garantiza que la información no se pueda manipular.

Nuestra herramienta de canal de denuncias simplifica también el trabajo de quien debe gestionar los hechos denunciados. La queja llega en forma de aviso y, automáticamente, el gestor puede revisar toda la información disponible. Así, en pocos pasos, puede ver si falta algo importante y reclamar esos datos al denunciante si fuese necesario. Es decir, el software reduce en gran medida los tiempos de gestión y de respuesta.

Además, toda la información queda almacenada y ordenada cronológicamente, lo que facilita en gran medida el proceso posterior de investigación, si este fuese necesario. Por último, la herramienta es transparente en cuanto al uso de datos y garantiza que la información no se pueda manipular, algo fundamental de cara a los procesos de certificación de compliance.