Canal de denuncias: objetivos, regulación e implementación

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El 17 de diciembre de 2021 marca la fecha límite para que los países completen la trasposición de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo, también conocida como directiva whistleblowing. Entre otras cosas, la normativa establece la creación de canales de denuncias para proteger de forma efectiva a los denunciantes que informen de todo tipo de infracciones, desde posibles blanqueos de capitales hasta incumplimiento de la legislación medioambiental.

Desde el ministerio de Justicia de España avanzaban el pasado mes de julio que los trabajos para la trasposición de la directiva europea al marco legislativo nacional seguían su curso. Aunque no haya una fecha fija, la normativa deberá cumplirse antes del final de año. Pero, ¿qué supondrá todo esto para las empresas?

Qué es un canal de denuncias

Como medida para proteger a los denunciantes de posibles infracciones del derecho y las políticas de la Unión Europea, la directiva whistleblowing establece la obligatoriedad de contar con un canal de denuncias para determinadas empresas. Esta herramienta debe estar desarrollada de tal manera que permita comunicar, de manera sencilla y confidencial, las actividades y conductas potencialmente irregulares en el seno de la empresa o de organismos públicos.

La protección que ofrece el canal de denuncias persigue evitar que el temor a las represalias internas o externas lleve a las personas a renunciar a informar de sus sospechas. En la actualidad, los denunciantes de las infracciones perjudiciales para el interés público (whistleblowers, en inglés) son claves para descubrir conductas irregulares y proteger el buen funcionamiento de la sociedad.

Un canal de denuncias debe ser accesible, garantizar la confidencialidad y los empleados deben estar informados de su existencia y formados acerca de cómo usarlo

***Compliance* con la directiva europea *whistleblowing***

Hasta ahora, las empresas con un sistema de prevención de delitos, riesgos penales y antisoborno, y los sujetos obligados en materia de detección de blanqueo de capitales o lavado de activos, ya estaban obligadas a contar con un canal de denuncias. A partir del 17 de diciembre de este año también lo estarán las organizaciones de 50 trabajadores o más, las que tengan un volumen de negocio anual igual o superior a 10 millones de euros y cualquier empresa que opere en el sector financiero.

De acuerdo con la normativa, un canal de denuncias debe ser accesible y garantizar la confidencialidad y el anonimato. Además, los empleados de la empresa deben estar informados de su existencia y formados acerca de cómo usarlo. Debe también establecerse tanto un régimen disciplinario y sancionar como una política de revisión y actualización del sistema de denuncias.

Tipos de canales de denuncias

La directiva europea establece diferentes tipos de canales de denuncias, dividiéndolos en dos grandes grupos: externos e internos. Además, según la tecnología o el formato utilizado, estos pueden ser:

Canal de denuncias digital. A través de una aplicación o software, permite el encriptado para garantizar el anonimato de la denuncia y garantizan la protección de los datos personales. Además, permiten automatizar el seguimiento de los casos.
Canal de denuncias telefónico. Uno de los métodos de mayor trayectoria, entre sus ventajas están su facilidad de uso y acceso. Sin embargo, dificulta el seguimiento de las denuncias.
Canal de denuncias por correo electrónico. Otro método muy utilizado, sobre todo, por su bajo coste y su facilidad de implementación. Sin embargo, al depender de proveedores de correo, es más difícil garantizar el anonimato.

Canal de denuncias interno

Este tipo de canales deben ser implementados por la propia organización y será obligatorio o no en función de las características de la empresa. Entre otros elementos, deberá permitir la configuración de cuestionarios, la creación de denuncias con documentos adjuntos, el análisis y la gestión de las denuncias o el envío bidireccional de comentarios.

En todo momento debe estar desarrollado e implementando contemplando el deber de confidencialidad. Es decir, no puede revelar la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso o salvo que constituya una obligación necesaria impuesta por el Derecho de la Unión Europea o del país afectado. Además, debe asegurar el tratamiento correcto de los datos personales y el registro de todas las denuncias recibidas.

Canal de denuncias externo

Este tipo de canales no afecta directamente a las empresas, ya que son los Estados miembros los que tienen la obligación de establecer herramientas externas independientes y autónomas que permiten recibir y seguir las denuncias. Además, deben designarse las autoridades competentes para ello, asegurando la dotación adecuada de recursos. Al igual que en el caso anterior, deben contemplar el deber de confidencialidad en todo momento.

Lo más adecuado es apostar por un canal de denuncias digital en forma de software que esté diseñado para cumplir con la directiva whistleblowing y permita la gestión optimizada del canal

Ventajas de establecer un canal de denuncias digital

Hoy por hoy, lo más adecuado es apostar por un canal de denuncias digital en forma de software que esté diseñado para cumplir con la directiva whistleblowing y permita el seguimiento de las denuncias y la gestión optimizada del canal. Entre las ventajas de la solución que ha desarrollado Willis Towers Watson, destacan:

Trazar las acciones realizadas para la gestión de la comunicación
Monitorizar y gestionar el estado de situación de cada requisito
Realizar comentarios bidireccionales
Visualizar las estadísticas
Adaptar el software para la gestión de equipo interno o externo con total independencia y sin presentar conflictos de interés
Personalizar el software de acuerdo a la imagen corporativa

Cómo implementar un canal de denuncias

A la hora de implementar un canal de denuncias interno, lo primero es decidir qué vías de comunicación se van a habilitar para las denuncias y si se va a desarrollar una herramienta interna o contar con un proveedor externo. Además, hay que definir la persona o personas de la organización que estarán a cargo del canal, los criterios de admisión de denuncias y la estrategia de información o formación para los empleados.

Contar con un canal de denuncias desarrollado por un proveedor externo experto en materia de compliance asegura, por un lado, la adecuación a las normativas vigentes (como las leyes de prevención de blanqueo de capitales o de protección de datos, así como el código penal). Además, es clave para la prevención y detección de actuaciones irregulares y evitar riesgos penales y reputacionales. Por último, es un indicador de transparencia que revierte directamente en la buena imagen de la organización.