Employer of Record: qué es y cuáles son sus responsabilidades

La globalización y la flexibilización del trabajo han abierto un amplio abanico de oportunidades para la internacionalización de las empresas. Sin embargo, abrir una filial o empezar una operación en el extranjero puede suponer una serie de desafíos desde el punto de vista de la gestión del talento. Por eso, en los últimos años, el término Employer of Record (EOR) ha ganado relevancia. Pero, ¿qué es exactamente y cuáles son sus funciones?

¿Qué es un Employer of Record (EOR)?

La transformación del mercado laboral, la digitalización o las necesidades de nuevas habilidades están cambiando a gran velocidad el panorama del trabajo. El futuro de tu organización dependerá en gran medida de la reestructuración de la organización y la planificación de la plantilla. En este sentido, muchas empresas con una estructura internacional optan por simplificar las cosas mediante la externalización de algunas tareas a través de un Employer of Record.

Un Employer of Record o EOR, un término que se traduciría literalmente por empleador registrado, es una entidad que asume ciertas responsabilidades del departamento de talento y recursos humanos. Estas responsabilidades tienen que ver, habitualmente, con los procedimientos financieros y legales necesarios para crear y operar una oficina o un equipo en el extranjero. Así, una empresa EOR gestiona, por ejemplo, las nóminas, los beneficios de los empleados y la documentación fiscal.

Al subcontratar un Employer of Record, esta entidad se convierte formalmente en el empleador de los empleados de la empresa principal.

Las razones por las que externalizar funciones mediante un EOR pueden ser muchas, pero a menudo las empresas persiguen simplificar las operaciones de recursos humanos y agilizar el acceso a nuevos mercados. Al subcontratar un Employer of Record, esta entidad se convierte formalmente en el empleador de los empleados de la empresa principal. A cambio, esta última se asegura el correcto cumplimiento de la legislación del mercado laboral en el que va a operar.

Contratar un EOR tiene cinco grandes beneficios:

• La empresa que contrata sus servicios se beneficia de una reducción de las barreras de entrada a un nuevo mercado.
• El departamento de recursos humanos de la empresa puede administrar su tiempo de manera más eficiente y efectiva.
• La empresa gana eficiencia en la estructura de costes, la gestión de los beneficios y las compensaciones.
• El ahorro permite que haya más liquidez para apoyar la expansión comercial de la compañía.
• La organización evita problemas relacionados con el compliance legal y minimiza los riesgos.

Responsabilidades de un empleador local EOR

Un Employer of Record no siempre se hace cargo de las mismas funciones, ya que estas variarán en función de las necesidades de la empresa que contrata sus servicios. Aun así, una entidad EOR suele tener una serie de responsabilidades centrales bastante bien definidas.

1. Asumir las responsabilidades locales de la creación de una filial

Los EOR son entidades legalmente constituidas en el país o los países en los que operan. Al asumir el control de la plantilla de la empresa que contrata sus servicios asumen también el proceso de creación de una filial, lo cual simplifica en gran medida el trabajo de la empresa matriz. Los EOR pasan a representar a la empresa como empleadores legítimos en el mercado local.

Un Employer of Record garantiza el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.

2. Asegurar el cumplimiento legal

Cuando una empresa decide iniciar operaciones en un mercado distinto al que opera habitualmente, el cumplimiento con las nuevas normas y regulaciones suele ser una de las mayores fuentes de riesgos. Un Employer of Record garantiza el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local encargándose, entre otras cosas, de la redacción de los contratos de acuerdo a la normativa vigente.

3. Gestionar la plantilla de la filial o el equipo local

Una entidad EOR pasa a actuar como empleador y gestor de recursos humanos a todos los efectos. Esto implica que el Employer of Record se hace cargo  de todo lo relacionado con la contratación y la incorporación de nuevo talento, los permisos de trabajo necesarios, la gestión de los contratos (incluyendo su terminación, si fuese necesario) y la gestión de los salarios y el resto de beneficios, como vacaciones, planes de pensiones o bajas médicas.

4. Gestionar el pago correcto de los impuestos

Las nóminas son estructuradas por parte del EOR de forma en que cumplan con toda la regulación fiscal del mercado local. Es decir, el Employer of Record se encarga de que se apliquen las debidas retenciones y que el pago de impuestos sea correcto. En consecuencia, una entidad EOR cuenta con los conocimientos y los medios necesarios para administrar la fiscalidad de la plantilla de la filial.

Habitualmente, un EOR también ofrece servicios de consultoría, asesorando a la empresa contratante a cerca de las mejores prácticas para organizar la plantilla y gestionar el talento de acuerdo a la legislación vigente. En definitiva, un Employer of Record es una herramienta clave para simplificar el proceso de apertura de una filial en el extranjero o de inicio de operaciones en un nuevo mercado y reducir los riesgos que conlleva.